Communication Evénementielle

Comment faciliter la communication avec le client grâce à la collaboration en temps réel

Le partage des diagrammes d’événements lors de la planification d’événements facilite la communication avec les partenaires, les collègues et les clients. Utilisez la collaboration en temps réel pour la communication avec vos clients afin de mettre fin aux chaînes de courriels sur les petits changements et de vous assurer que vous offrez à vos clients une expérience professionnelle. Voici comment utiliser la collaboration pour les communications avec les clients.

La collaboration pour la communication client met fin aux interminables chaînes de courriels sur les changements d’événements.

Pourquoi utiliser la collaboration pour les communications ?

Collaboration : c’est un mot à la mode dans notre industrie, et pour cause. Les logiciels en cloud pour les communications événementielles réduisent bien plus que les courriels qui inondent votre boîte de réception. Cela vous permet de gagner du temps que vous pourriez autrement utiliser pour d’autres parties du processus de planification.
Pour communiquer efficacement sur votre événement, pensez à consulter une agence pour animateur séminaire entreprise.

Moyens réalisables d’utiliser la collaboration pour la communication avec les clients
Comment vous savez pourquoi nous aimons la technologie collaborative, voici quelques façons pratiques de l’utiliser (à partir d’aujourd’hui !) pour votre prochaine série de communications avec vos clients :

Réduire les courriels avec les clients : Ajoutez des clients en tant que collaborateurs pour leur permettre de regarder ou d’apporter des modifications aux diagrammes et aux sièges. De cette façon, vous n’avez pas une tonne d’échanges de courriels pour savoir où les choses pourraient aller.
Réduisez les courriels avec vos collègues : Ajoutez des collègues de n’importe quelle équipe ou département comme collaborateurs afin qu’ils puissent faire des ajustements en fonction des objets dont ils savent qu’ils seront disponibles. Il n’est donc pas nécessaire qu’ils vous envoient un courriel pour vous poser des questions.
Assurez-vous d’être d’accord sur la vision : Ajoutez toutes les personnes impliquées dans l’événement pour qu’elles sachent à quoi il ressemblera lorsqu’il prendra vie, et où tout devrait être mis en place. Ainsi que ce que tout le monde verra de n’importe quel siège.
S’adapter aux changements de dernière minute : Grâce à la mise à jour en temps réel, votre équipe pourra voir quand une table est déplacée à la dernière minute, ou quand un invité finit par être assis dans un nouvel endroit.

La communication événementielle

Montrer le réglage A/V : Ajoutez des fournisseurs pour planifier à l’avance, en vous assurant que leur installation répondra aux attentes du client et fonctionnera dans le contexte de la salle.
Aidez l’équipe des banquets à s’installer : Gardez le service de traiteur sur la même page en leur montrant exactement où les buffets et les pauses-café devraient avoir lieu.
Affichez facilement les événements précédents : Ajoutez de futurs clients pour voir les diagrammes des événements précédents, puis montrez-leur des photos de l’événement. Cela les aidera à mieux comprendre comment vous donnerez vie à leurs événements.
Tenez votre patron au courant : Ajoutez votre patron pour qu’il puisse facilement comprendre la vision de l’événement et donner l’approbation finale de l’événement, sans avoir à communiquer dans les deux sens par courriel au sujet des détails.
Ayez une seule source de vérité : lorsque tout le monde a accès à votre diagramme, il sait qu’il est à jour et n’a pas besoin de fouiller dans des tonnes de fichiers pour trouver la configuration qui convient.
Planifiez vos événements en toute transparence
Des types de collaboration pour tous les besoins des clients
L’avantage des communications collaboratives, c’est que vous pouvez déléguer la quantité d’accès que vous voulez partager. Par exemple, nous avons tous eu un client qui est un peu trop excité à l’idée de modifier le diagramme d’événement. Tellement qu’il a tendance à changer quelques minutes avant l’événement. Créez des niveaux d’accès aux documents d’événements importants grâce à des outils de communication client collaboratifs. Vous trouverez ci-dessous deux façons de l’essayer aujourd’hui.

Accès du public aux documents de l’événement
Utilisez le lien public pour permettre à quiconque de voir votre événement en ligne. Vous pouvez ainsi facilement appeler quelqu’un et discuter de votre diagramme ensemble. Ils peuvent vous observer lorsque vous apportez des changements en fonction de leurs commentaires, s’assurant ainsi que tout le monde peut voir à quoi ressemblera l’événement. Ne vous inquiétez pas, personne ne pourra modifier le diagramme à partir du lien public.

Comment faciliter la communication avec le client grâce à la collaboration en temps réel.
Accès modifiable pour les parties prenantes de l’événement
Ajoutez des collaborateurs invités à un événement pour effectuer des modifications de leur propre chef dans le logiciel. Cela leur permet de vous montrer exactement ce qu’ils veulent, au lieu que vous passiez du temps à faire les changements. Vous pouvez donner ce niveau d’accès à votre personnel de banquets, aux vendeurs A/V, ou même à vos clients – vraiment qui vous voulez. Parfois, nos clients préfèrent d’abord faire une copie de leur événement, puis ajouter des collaborateurs pour modifier cette version, afin qu’ils puissent voir les modifications qu’ils ont apportées.

Voici comment ajouter des collaborateurs invités et leur permettre d’éditer directement dans le logiciel. Commencez par sélectionner le bouton Partager dans le menu en haut de l’écran. Entrez simplement l’adresse e-mail du collaborateur, choisissez un niveau d’accès et cliquez sur la coche. Une invitation à commencer à collaborer vous attendra dans leur boîte de réception.